Polityka Bezpieczeństwa Informacji
POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI W Salon Urody Lorien
20.04.2018r.
Niniejsza Polityka bezpieczeństwa, zwana dalej Polityką, została sporządzona w celu wykazania, że dane osobowe są przetwarzane i zabezpieczone zgodnie z wymogami prawa, dotyczącymi zasad przetwarzania i zabezpieczania danych w salonie, w tym Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO).
Definicje:
- Administrator Danych – Salon Urody Lorien
- Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub ,możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej
- System informatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych
- Użytkownik – osoba upoważniona przez Administratora Danych do Przetwarzania danych osobowych
- Zbiór danych – każdy uporządkowany zestaw danych o charakterze osobowym, dostępny według określonych kryteriów
- Przetwarzanie danych – jakiekolwiek operacje wykonywane na Danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie w formie tradycyjnej oraz w systemach informatycznych
- Identyfikator użytkownika – ciąg znaków literowych, cyfrowych, lub innych jednoznacznie identyfikujący osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym (Użytkownika) w razie Przetwarzania danych osobowych w takim systemie
- Hasło – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych, znany jedynie osobie uprawnionej do pracy w systemie informatycznym (Użytkownikowi) w razie przetwarzania danych osobowych w takim systemie
- Uwierzytelnianie – działanie, którego celem jest weryfikacja deklarowanej tożsamości podmiotu (Użytkownika)
I. Postanowienia ogólne
- Polityka dotyczy wszystkich Danych osobowych przetwarzanych w Salonie Urody Lorien , niezależnie od formy ich przetwarzania (przetwarzane tradycyjne zbiory ewidencyjne, systemy informatyczne) oraz od tego, czy dane są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych.
- Polityka jest przechowywana w wersji elektronicznej oraz w wersji papierowej w siedzibie Administratora
- Polityka jest udostępniana do wglądu osobom posiadającym upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na ich wniosek, a także osobom, którym ma zostać nadane upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, celem zapoznania się z treścią.
- Dla skutecznej realizacji Polityki Administrator Danych zapewnia:
a) odpowiednie do zagrożeń i kategorii objętych ochroną środki techniczne i rozwiązania organizacyjne,
b) kontrolę i nadzór nad Przetwarzaniem danych osobowych,
c) monitorowanie zastosowanych środków ochrony.
- Monitorowanie przez Administratora Danych zastosowanych zastosowanych środków ochrony obejmuje m.in. działania Użytkowników, naruszenie zasad dostępu do danych, zapewnienie integralności plików oraz ochronę przed atakami zewnętrznymi i wewnętrznymi.
- Administrator Danych zapewnia, że czynności wykonywane w związku z przetwarzaniem i zabezpieczaniem danych osobowych są zgodne z niniejszą polityką oraz odpowiednimi przepisami prawa.
II. Dane osobowe przetwarzane u Administratora Danych
- Dane osobowe przetwarzane przez Administratora Danych gromadzone są w zbiorach danych.
- Administrator Danych nie podejmuje czynności przetwarzania, które mogłyby wiązać się z poważnym prawdopodobieństwem wystąpienia wysokiego ryzyka dla praw i wolności osób. W przypadku planowania takiego działania Administrator wykona czynności określone w art.35 i nast. RODO.
- W przypadku planowania nowych czynności przetwarzania Administrator dokonuje analizy ich skutków dla ochrony danych osobowych oraz uwzględnia kwestie ochrony danych w fazie ich projektowania.
- Administrator Danych prowadzi rejestr czynności przetwarzania. Wzór rejestru czynności przetwarzania stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej polityki.
III. Obowiązki i odpowiedzialność w zakresie zarządzania bezpieczeństwem
- Wszystkie osoby zobowiązane są do przetwarzania danych osobowych zgodnie
z obowiązującymi przepisami i zgodnie z ustaloną przez Administratora Danych Polityką bezpieczeństwa, Instrukcją Zarządzania Systemem Informatycznym, a także innymi dokumentami wewnętrznymi i procedurami związanymi z Przetwarzaniem danych osobowych w Salonie Urody Lorien.
- Wszystkie dane osobowe w Salonie są przetwarzane z poszanowaniem zasad przetwarzania przewidzianych przez przepisy prawa:
a) W każdym wypadku występuje chociaż jedna z przewidzianych przepisami prawa podstaw dla przetwarzania danych.
b) Dane są przetwarzane rzetelnie i w sposób przejrzysty.
c) Dane osobowe zbierane są w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami.
d) Dane osobowe są przetwarzane jedynie w takim zakresie, jaki jest niezbędny dla osiągnięcia celu przetwarzania danych.
e) Dane osobowe są prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane.
f) Czas przechowywania danych jest ograniczony do okresu ich przydatności do celów, do których zostały zebrane, a po tym okresie są one anonimizowane bądź usuwane.
g) Wobec osoby, której dane dotyczą, wykonywany jest obowiązek informacyjny zgodnie z treścią art. 13 i 14 RODO.
h) Dane są zabezpieczone przed naruszeniami zasad ich ochrony.
- Administrator Danych nie przekazuje osobom, których dane nie dotyczą, informacji
w sytuacji, w której dane te muszą zostać poufne zgodnie z obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej (art. 14 ust5 pkt d RODO).
- Za naruszenie lub próbę naruszenia zasad przetwarzania i ochrony Danych osobowych uważa się w szczególności:
a) naruszenie bezpieczeństwa Systemów Informatycznych, w których przetwarzane są dane osobowe, w razie ich przetwarzania w takich systemach;
b) udostępnianie lub umożliwienie udostępniania danych osobom lub podmiotom do tego nieupoważnionym;
c) zaniechanie, choćby nieumyślne, dopełnienia obowiązku zapewnienia danym osobowym ochrony;
d) niedopełnienie obowiązku zachowania w tajemnicy Danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia;
e) przetwarzanie Danych osobowych niezgodnie z założonym zakresem i celem ich zbierania
f) spowodowane uszkodzenia, utraty, niekontrolowanej zmiany lub nieuprawnione kopiowanie Danych osobowych;
g) naruszenie praw osób, których dane są przetwarzane.
- W przypadku stwierdzenia okoliczności naruszenia zasad ochrony danych osobowych Użytkownik zobowiązany jest do podjęcia wszystkich niezbędnych kroków, mających na celu ograniczenie skutków naruszenia i do niezwłocznego powiadomienia Administratora Danych ,
- Do obowiązków Administratora Danych w zakresie zatrudniania, zakończenia lub zmiany warunków zatrudnienia pracowników lub współpracowników (osób podejmujących czynności na rzecz Administratora Danych na podstawie innych umów cywilnoprawnych) należy dopilnowanie by:
a) pracownicy byli odpowiednio przygotowani do wykonywania swoich obowiązków,
b) każdy z przetwarzających Dane osobowe był pisemnie upoważniony do przetwarzania zgodnie z „ Upoważnieniem do przetwarzania danych osobowych” – wzór Upoważnienia stanowi Załącznik nr2 do niniejszej Polityki Bezpieczeństwa,
c) każdy pracownik zobowiązał się do zachowania danych osobowych przetwarzanych w Salonie w tajemnicy. „ oświadczenie i zobowiązanie osoby przetwarzającej dane osobowe do zachowania tajemnicy” stanowi element „Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych”.
- Pracownicy zobowiązani są do:
a) ścisłego przestrzegania zakresu nadanego upoważnienia;
b) przetwarzania i ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami;
c) zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia;
d) zgłaszania incydentów związanych z naruszeniem bezpieczeństwa danych oraz niewłaściwym funkcjonowaniem systemu.
IV. Obszar przetwarzania danych osobowych
- Obszar, w którym przetwarzane są Dane osobowe na terenie Salonu Urody Lorien, obejmuje pomieszczenia zlokalizowane w Rumi na ul. Dąbrowskiego 40.
- Dodatkowo obszar, w którym przetwarzane są Dane osobowe, stanowią wszystkie komputery przenośne oraz inne nośniki danych znajdujące się poza obszarem wskazanym powyżej.
V. Określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych
1. Administrator Danych zapewnia zastosowanie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności, rozliczalności i ciągłości Przetwarzanych danych.
2. Zastosowane środki ochrony (techniczne i organizacyjne) powinny być adekwatne do stwierdzonego poziomu ryzyka dla poszczególnych systemów, rodzajów zbiorów i kategorii danych. Środki obejmują:
a) ograniczenie dostępu do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe, jedynie do osób odpowiednio upoważnionych. Inne osoby mogą przebywać w pomieszczeniach wykorzystywanych do przetwarzania danych jedynie w towarzystwie osoby upoważnionej,
b) zamykanie pomieszczeń tworzących obszar Przetwarzania danych osobowych określony w pkt IV powyżej na czas nieobecności pracowników, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób trzecich,
c) wykorzystywanie niszczarki do skutecznego usuwania dokumentów zawierających dane osobowe,
d) zabezpieczenie dostępu do urządzeń Salonu przy pomocy haseł dostępu,
e) wykorzystywanie zamykanych szafek do zabezpieczenia dokumentów.
VI. Naruszenia zasad ochrony danych osobowych
- W przypadku stwierdzenia naruszenia danych osobowych Administrator dokonuje oceny, czy zaistniałe naruszenia mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
- W każdej sytuacji, w której zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator zgłasza fakt naruszenia zasad ochrony danych organowi nadzorczemu bez zbędnej zwłoki – jeżeli to wykonalne, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia. Wzór zgłoszenia określa załącznik nr 3 niniejszej polityki.
- Jeżeli ryzyko naruszenia praw i wolności jest wysokie, Administrator zawiadamia o incydencie także osobę, której te dane dotyczą.
VII. Powierzenie przetwarzania danych osobowych
- Administrator danych Osobowych może powierzyć przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi wyłącznie w drodze umowy zawartej w formie pisemnej, zgodnie z wymogami wskazanymi dla takich umów w art. 28 RODO.
- Przed powierzeniem przetwarzania danych osobowych Administrator w miarę możliwości uzyskuje informacje o dotychczasowych praktykach procesora dotyczących zabezpieczenia danych osobowych.
VIII. Przekazywanie danych do państwa trzeciego
- Administrator Danych Osobowych nie będzie przekazywał danych osobowych do państwa trzeciego, poza sytuacjami w których następuje to na wniosek osoby, której dane dotyczą.
IX. Postanowienia końcowe
- Za niedopełnienie obowiązków wynikających z niniejszego dokumentu pracownik ponosi odpowiedzialność na podstawie Kodeksu pracy i Przepisów o ochronie danych osobowych.
- Integralną część niniejszej Polityki bezpieczeństwa stanowią następujące Załączniki:
Załącznik nr 1
Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych
Załącznik nr 2
Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych
Załącznik nr 3
Wzór Oświadczenia i zobowiązania osoby przetwarzającej dane osobowe
Załącznik nr 4
Wzór zgłoszenia naruszenia zasad ochrony danych do ogranu nadzorczego
Załącznik nr 1 Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych
|
Nazwa oraz dane kontaktowe Administratora Danych |
Salon Urody Lorien Ul. Dąbrowskiego 40 , 84-230 Rumia Tel 690-909-767 |
|
Imię i Nazwisko lub nazwa oraz dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych Osobowych |
- |
|
Opis kategorii osób, których dane dotyczą oraz kategorii danych osobowych |
Pracownicy Salonu Urody Lorien |
|
Cele przetwarzania danych osobowych |
Udzielanie świadczeń w postaci usług kosmetycznych |
|
Planowany termin usunięcia poszczególnych kategorii danych |
10lat |
|
Ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa |
Dane zabezpieczone w zamykanych na klucz szafkach. W telefonie służbowych zabezpieczenie hasłem. |
Załącznik nr 2 Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych
…………………., dn. …………….r
(data sporządzenia)
UPOWAŻNIENIE DO PRZETWARZANIA
DANYCH OSOBOWYCH
Działając w imieniu Salonu Urody Lorien Małgorzaty Stolarczyk niniejszym upoważniam:
Panią ………………………………………………………………………………….
Stanowisko …………………………………………………………………………...
do przetwarzania danych osobowych w Salonie Urody Lorien w następującym zakresie*:
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
- Okres upoważnienia:
- Na okres zatrudnienia/współpracy z ………………………………………………….
- Zakres upoważnienia:
- Dane przetwarzane na nośnikach papierowych
- Dane w telefonie komórkowym
- Dane osobowe objęte zbiorem:
¨ Kartoteka klienta
¨ Dokumentacja związana z prowadzeniem zabiegów kosmetycznych klienta
¨ Dane teleadresowe klienta (należy pozostawić właściwe)
* bez ograniczeń, podgląd danych, wprowadzanie danych, opracowywanie danych, zmienianie danych, usuwanie danych, wgląd w dane w telefonie komórkowym (należy pozostawić właściwe).
………………………………………………..
(administrator danych)
Załącznik nr 3 Wzór oświadczenia i zobowiązania osoby przetwarzającej dane osobowe
……........... , dn. …………………….. r.
(data sporządzenia)
……………………………………………………….
Imię i nazwisko osoby upoważnionej
……………………………………………………….
Stanowisko
……………………………………………………….
Miejsce pracy
OŚWIADCZENIE
Oświadczam, że - w związku z wykonywaniem przeze mnie prac na rzecz Salonu Urody Lorien i upoważnieniem mnie do Przetwarzania danych osobowych – zostałam zapoznana ze stosownymi przepisami i standardami ochrony danych osobowych, zobowiązuję się do przestrzegania:
Przepisów o ochronie danych osobowych, w tym Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
Polityki bezpieczeństwa informacji w Salonie Urody Lorien
W związku z powyższym zobowiązuję się do:
Zapewnienia ochrony danych osobowych przetwarzanych w zbiorach administratora, a w szczególności zapewnienia ich bezpieczeństwa przed udostępnianiem osobom trzecim i nieuprawnionym, zabraniem, uszkodzeniem oraz nieuzasadnioną modyfikacją lub zniszczeniem,
Zachowania w tajemnicy, także po zaprzestaniu wykonywania prac, wszelkich informacji dotyczących funkcjonowania systemów służących do przetwarzania danych osobowych w zbiorach Salonu Urody Lorien,
Natychmiastowego zgłaszania do Administratora Danych zaobserwowania próby lub faktu naruszenia zabezpieczenia fizycznego pomieszczenia, bezpieczeństwa zbioru/zbiorów lub systemów informatycznych.
………………………………………………………….
(podpis pracownika/współpracownika)
Załącznik nr 4 Wzór zgłoszenia incydentu naruszenia ochrony danych osobowych
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
……………………………………………………..
ZGŁOSZENIE INCYDENTU NARUSZENIA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH
Działając na podstawie art.33 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), niniejszym zgłaszam zajście incydentu naruszenia danych osobowych.
|
Dane Administratora Danych Osobowych |
|
|
Miejsce i dzień naruszenia |
|
|
Kategoria i przybliżona liczba osób, których dane dotyczą |
|
|
Kategorie i przybliżona liczba wpisów danych osobowych, których dotyczy naruszenie |
|
|
Opis charakteru naruszenia naruszenia ochrony danych |
|
|
Możliwe konsekwencje naruszenia ochrony danych |
|
|
Środki zastosowane w celu zminimalizowania ewentualnych negatywnych skutków naruszenia ochrony danych |
|
…………..…......................................................
(podpis osoby uprawnionej do
reprezentowania Administratora Danych )